Tien stappen verwijdert van een succesvolle meeting 

​

1. Een goede voorbereiding is het halve werk! Onderzoek, leef je in en ben gepassioneerd, wees creatief en denk aan de kleinste details. Heb een duidelijk doel voor ogen, houd focus en richt je op het juiste publiek. Vraag e/o luister naar wat je deelnemers willen of verwachten en stem je event daarop af. Alleen het beste of hoogst haalbare is goed genoeg voor hen.

2. Betrek, trigger en maak je deelnemers enthousiast vóór aanvang van het event. Geef tijdig duidelijke informatie over de locatie, toegankelijkheid, tijden en de agenda. Bied meerdere deelname opties en/of programmaonderdelen met ervaren aansprekende sprekers.

3. Vraag de deelnemers vooraf naar eventuele diëten of andere cateringwensen of -vereisten. Stimuleer openbaar vervoer of carpoolen.

4. Neem deelnemers ook vroegtijdig mee in je verhaal (the storyline); je gedachtegoed, het thema of onderwerp van de dag. Denk goed na over de communicatie. 'The tone of voice' en hoe je het best en meest effectief contact met ze maakt.

5. Content is King! Zorg voor professionele afgewogen content met toegevoegde waarde. Zowel voor, tijdens als na het evenement. Goed doordacht entertainment tussendoor is de investering vaak meer dan waard.

6. Zorg dat iedereen zich tijdens het hele event welkom en betrokken voelt. Geef aandacht! Maak je evenement interessant; gebruik verschillende methoden om je publiek erbij te betrekken.

7. Houd je aan de agenda! Daarop hebben de deelnemers hun verwachtingen afgestemd én hun plannen gebaseerd.

8. Zorg ervoor dat je deelnemers het gevoel hebben dat ze belangrijk zijn voor je bedrijf en dat het de moeite waard is (en/of was) om je evenement bij te wonen. Geef bij vertrek bijvoorbeeld iets mee naar huis, als attentie of herinnering aan je evenement: een gezond 'onderweg snackpakket' voor de vroege vertrekkers, een cadeau, vervolguitnodiging of certificaat?

9. Vraag bij vertrek of 2 dagen na het event om feedback van de deelnemers. Laat ze vertellen wat voor hun het evenement succesvol maakte, maar schroom ook niet naar de tegenvallers te vragen. Zelf evalueer ik achteraf ook altijd met m'n opdrachtgevers, collega's en leveranciers.

10. Bedank de deelnemers hartelijk en stuur, wat goede foto's, een aansprekende aftermovie e/o een kort overzicht met de belangrijkste learnings mee. En ook hier: vergeet je collega's en leveranciers niet.

​