De gemeente Haarlemmermeer biedt al jarenlang een vaste bodem aan kleine en grotere publieksevenementen, waaronder de festivalmarkt. Ik noem het voor het gemak het speciale evenementen-DNA van de gemeente, dat de regio zo aantrekkelijk maakt voor zowel organisatoren als bezoekers. Onze groene, ondernemende regio ligt in de Randstad, op 20 minuten rijden van Amsterdam. Ze is uitermate goed bereikbaar en beschikt over prachtige open en waterrijke groengebieden. Verder is het belangrijk te concluderen dat de gemeente over voldoende hotel- en locatiecapaciteit beschikt en er vanuit de gemeente actief en ruimhartig wordt meegedacht ten aanzien van de realisatie van de evenementen.
Zelf ben ik met mijn evenementenbureau al tientallen jaren werkzaam in de evenementenmarkt. Vanuit die hoedanigheid was ik o.a. meerdere malen nauw betrokken bij de planning en organisatie van openbare culinaire (muziek)festivals en evenementen als Concours Hippique Haarlemmermeer. Vanuit mijn andere rol, als destinatiemanager van Convention Bureau Event Park Amsterdam, ben ik nauw betrokken bij Citymarketing, (inter)nationaal Bestemmingsmanagement en Leadgeneratie. Het is ontzettend interessant en leuk te zien hoe binnen festival- en evenementenorganisaties én gemeentes de hazen lopen.
Locatie, kennis en kunde
Al vrij vroeg in een organisatieproces - nadat je je doelen, doelstelling en financiële haalbaarheids-plannen op orde hebt – is het belangrijk om de evenementen locatie vast te stellen. Deze moet op het gebied van geografie, beschikbaarheid, bereikbaarheid, capaciteit, logistieke haalbaarheid, beschikbare faciliteiten, veiligheid, sfeer én uitstraling voldoen aan de gestelde wensen, eisen én verwachtingen van de organisator en haar stakeholders.
Bij de organisatie van festivals en events in de openbare ruimte is het van wezenlijk belang om je vroegtijdig te verdiepen in de gemeentelijke wet- en regelgeving en in contact te komen met de op het vakgebied verantwoordelijke ambtenaren en instanties. Zij kunnen je de weg wijzen of je helpen met bijvoorbeeld het aanmelden van je evenement, je vergunningsaanvraag en de aanvraag van eventueel benodigde ontheffingen. Zij beschikken vaak ook over een breed netwerk bij relevante organisaties in de regio.
Orde & Veiligheid
Het zal per stad en regio verschillen, maar in veiligheidsregio Kennemerland (waar Haarlemmermeer belangrijk onderdeel vanuit maakt) worden jaarlijks veel festivals en publieksevenementen georganiseerd. Naast de kleinere regionale evenementen kun je hierbij denken aan bijvoorbeeld Mysteryland, Awakenings, de Dutch Grand Prix Zandvoort, de Libelle Zomerbeurs en (om de 5 jaar) SAIL. Het is daarbij van wezenlijk belang dat de orde en veiligheid (en daarmee het plezier) gegarandeerd blijft.
Om de druk op de regio te verdelen en de risico’s en inzet van hulp- en veiligheidsdiensten te spreiden is een goede planning en afstemming van de jaarlijkse evenementenkalender van wezenlijk belang. Binnen de veiligheidsregio stellen gemeente(s), GGD/GHOR, politie, brandweer en overige veiligheidsdiensten samen alle mogelijke risico’s rondom de organisatie van het evenement vast. Zij bieden advies, vergunnen, coördineren, houden toezicht en zijn verantwoordelijk voor de handhaving van regels en afspraken.
Trots
Naast de hierboven aangegeven functionele zaken ervaar ik het als een groot goed dat gemeente, inwoners en bedrijven in meer of mindere mate betrokken zijn of zich betrokken voelen bij een festival of evenement in de regio. Binnen mijn leef- en werkomgeving zijn mensen voornamelijk blij en trots op al die initiatieven en activiteiten die bij ons in de achtertuin worden georganiseerd. Mits er naast de handhaving van de gemaakte regels en afspraken ook optimaal rekening wordt gehouden met omwonenden en de natuur. Dat vertaalt zich in een levendig en vruchtbaar ecosysteem, waar ondernemers, organisatoren, inwoners én bezoekers zich meer dan thuis in voelen.
De trots en betrokkenheid vertaalt zich simpel gezegd in tevreden mensen en organisaties die zich willen verbinden of vereenzelvigen met het festival of evenement. Dat vertaalt zich o.a. in de enthousiaste verhalen aan de borreltafels, in goodwill en de speciale interesse van commerciële- en sociaal-maatschappelijke organisaties en instanties. En ja, dat heeft over het algemeen gezien ook een zeer positief effect op het profiel en imago van de betreffende stad of regio waar het feestje plaats vindt.
Risico
Natuurlijk loopt een organisatie, gemeente of regio ook gewogen risico’s bij de realisatie en uitvoering van een festival of publieksevenement. Zowel financiële-, productionele als logistieke risico’s. Zo héél af en toe heb je dingen nou eenmaal niet in de hand. Of het nou sponsorwerving of het weer betreft, een staking van het openbaar vervoer of ziekte van sleutelfiguren of artiesten.
Natuurlijk zullen de professionele ondernemer, de organisator en betrokken instanties er vooraf én tijdens het evenement alles aan doen om deze mogelijke risico’s tot een minimum te beperken. En daar heeft hij/zij de steun, het begrip, de flexibiliteit en de medewerking van iedereen in de keten soms hard bij nodig.
Tot ziens in Haarlemmermeer, het Event Park van Amsterdam.
Deze column is gepubliceerd bij www.fe-magazine.nl
Comments