De agenda's van veel eventmanagers en leveranciers zijn een stuk leger dan normaal, maar er ontstaan wel weer mooie nieuwe ideeën. Zo ontwikkelde Michiel Smilde van Eventerim | Special Projects samen met Van Rossum Facilities een bijzonder concept voor de uitvaartbranche.
Afscheid op Afstand is een uniek drive-in uitvaartconcept, ontwikkeld door Van Rossum Facilities en Eventerim | Special Projects, in nauwe samenwerking met Van der Maarel Eventstyling en Dunweg uitvaartzorg. "Van Rossum Facilities zag kansen om iets met drive-in te gaan doen en benaderde mij om dat samen verder uit te werken. Het drive-in uitvaartconcept was het derde concept waarin wij concrete mogelijkheden zagen. De uitvaartbranche bood kansen, al dienden zij zich ook aan de strenge richtlijnen van het RIVM te houden. Zij mochten onder andere slechts maximaal dertig personen gelijktijdig toelaten tot hun aula’s", vertelt Michiel. "Met Afscheid op Afstand wilden wij nabestaanden en de uitvaartbranche uitzicht bieden op de mogelijkheid om op een veilige manier met meer mensen afscheid te kunnen nemen van een dierbare."
Deelnemen vanuit de auto
Inmiddels is de Vanzantenhal in Nieuw-Vennep ingericht en heeft het concept tot ver over de grens media aandacht opgeleverd, tot aan het NOS journaal aan toe. Het voornemen is om het concept ook in Utrecht, Den Haag en Brabant uit te rollen. Dunweg uitvaartzorg is de eerste uitvaartondernemer die het nieuwe uitvaartconcept aan klanten in Haarlemmermeer en omstreken aanbiedt. Maar elke uitvaartondernemer kan de locaties voor een uitvaartdienst huren. Michiel licht toe: "De locaties zijn stijlvol ingericht en zijn voorzien van moderne audiovisuele voorzieningen. Op het podium is plaats voor een baar voor de kist, een katheder, sprekers en eventuele muzikanten. Maximaal dertig familieleden en vrienden worden vooraf opgevangen in een familiekamer. Nadat de overige gasten in hun auto’s binnen zijn geparkeerd worden zij naar hun stoelen vooraan in de aula begeleid. In Nieuw-Vennep kunnen wij achter de familie 24 auto’s voor maximaal 96 extra personen plaatsen. Via een speciale radio FM-frequentie kunnen zij de dienst via hun autoradio volgen. Een voice-over heet iedereen welkom, waarna een aantal regels worden gecommuniceerd. Als men bijvoorbeeld de noodverlichting aanzet zullen onze medewerkers naar de auto toe komen. Wel zo handig als men bijvoorbeeld onverhoopt naar het toilet moet. Natuurlijk kunnen de diensten ook professioneel worden gestreamd, waardoor mensen die niet op locatie aanwezig kunnen zijn de dienst op afstand kunnen volgen.
Als wij in juli weer meer mensen mogen ontvangen, zonder dat daar de extra veiligheidsschil van een auto voor nodig is, dan bieden wij de ruimte ook aan met enkel stoelen. Alle natuurlijk op 1.5 meter van elkaar opgesteld. Wij bieden dan een capaciteit van 160 stoelen, waar een reguliere uitvaartaula dan nog steeds rond een capaciteit van zo’n 30 stoelen zal blijven hangen. Onze locaties zijn dan ook beschikbaar voor geheel andere evenementen en bijeenkomsten." De reacties uit de branche zijn zeer positief. Sinds de lancering van het concept in april bellen er dagelijks geïnteresseerden uit binnen- en buitenland."
Afstappen van gewoontes
Ondertussen maakt Michiel zich natuurlijk ook zorgen om de eventbranche. "Er gaan heel veel mensen onderuit. Bij mij zelf zijn alle evenementen geannuleerd en overweegt slechts een deel van mijn opdrachtgevers om hun event een online vervolg te geven. Mijn rol is daarmee deels aan het veranderen. Ik ondersteun ze zowel bij de samenstelling, de inhoud en redactie van het programma, als het zoeken naar de locatie, het juiste online platform en de invulling van de techniek. Natuurlijk probeer ik, zo goed en kwaad als dat gaat, contact te behouden met bestaande relaties. Zowel voor Eventerim als die van Convention Bureau Event Park Amsterdam, waar ik bestuurslid ben en het backoffice verzorg. Binnen Event Park Amsterdam proberen wij waar gewenst onze partners te ondersteunen en richten wij ons op een nieuwe toekomst. Zo werken wij momenteel aan een upgrade van onze website.
Het is belangrijk dat wij nu nadenken en ons goed voorbereiden op de toekomst van live meetings en events. Waarbij natuurlijk vele scenario’s denkbaar zijn. Ik denk dat wij daarbij desnoods bestaande gewoontes, tradities en aannames moeten loslaten en samen met onze opdrachtgevers tot een nieuw gemeengoed moeten komen. Daarbij ligt een meer hybride vorm voor de hand, maar zie ik ook kansen om de impact van events op een andere manier over een dag of periode te verdelen. Doordat onze opdrachtgevers en hun collega’s en relaties de afgelopen maanden bestaande werkwijzen noodzakelijkerwijs hebben aangepast, welke zij straks waarschijnlijk ook deels willen vasthouden, is dit een moment dat wij kunnen pakken om vraag en aanbod op een andere werkbare manier op elkaar af te stemmen.
In de tussentijd ben ik erg blij dat ik me met Afscheid op Afstand bezig kan houden. Dat geeft veel positieve energie. Maar ik kijk ontzettend uit naar het moment dat wij weer écht verder mogen."
Afscheid op Afstand | Foto: Aad Nieuwland
